Kiállításszervezés és marketing ‒ expó és szakmai nap helye a cégek életében a PR-ügynökség szemével

Kezdjük azzal, hogyan is kell(ene) megítélni egy ilyen esemény PR-értékét, mikor érdemes és mikor nem érdemes részt venni ezeken?

Kiállítás sokféle van, de jellemzően a PR-munkában szakmai kiállításokkal foglalkozunk, a legkülönbözőbb szegmensek számára. Volt már tapasztalatunk építőipari, digitalizációs, élelmiszeripari, szoftver és gépipari kiállításon is, hogy csak a jellemzőbbeket említsük az elmúlt 20 évből, de előfordult már olyan is, hogy egy ékszer- és divatipari kiállításon kellett megszerveznünk ügyfelünk jelenlétét, míg egy másik partnerünknek saját, kétnapos konferenciát szervezünk minden évben.

Ügyfeleink azért bízzák ránk, a PR-ügynökségre részvételük megszervezését, mert ‒ és ez az uralkodó szemlélet ‒ egy ilyen esemény elsősorban a PR része, presztízsesemény és csak másodsorban, szinte véletlenül sales-alkalom. Emiatt a kiállítások értékét nem is az értékesített termékek darabszámában kell mérni, hiszen már régen rossz, ha az értékesítés rendes menete „rászorul” egy-egy ilyen alkalom támogatására. Az eredmény ‒ csupa PR-ból ismert fogalom ‒ az ismertség emelkedése, új gazdasági, beszállítói kapcsolatok kiépülése, és a társaság erejének, jelenlétének, prosperálásának demonstrálása a szakma és a szakmai közönség számára. Ezek az események ugyanis kizárólag a szakmának szólnak. Aki a lakossági ügyfelekkel akar kapcsolatot kiépíteni egy ilyen helyszínen, még akkor is rossz helyen jár, ha amúgy a kiállításnak van olyan napja, amikor beengedik a nagyközönséget. Az ő megszólításukra a marketing eszköztára alkalmas, egy kiállítás, ha csak b2c szempontból vizsgáljuk, egyszerűen nem lehet rentábilis.

Érdemes tehát részt venni a kiállításon, ha minél több szakmabeli ismeretséget szeretnénk kötni, vagy erősíteni akarjuk bármilyen irányú beszállítói kapcsolatainkat. Érdemes részt venni, ha a cég életjelt akar adni magáról, meg akarja mutatni erejét, innovációit, fejlődését, jelenlétét a szegmensben.

Pr-ügynökségként, illetve marketingtanácsadóként tehát a kiállítási részvétel ugyanúgy eszközkészletünk része, mint például a sajtóközlemények, vagy épp a sportszponzoráció. Ugyanakkor maga a műfaj, a kiállítási részvétel speciális figyelmet követel, és számos, elsőre talán nem is evidens költségvonzata van.

Nemcsak a részvétel jogát kell hozzá megvásárolni, de egy olyan helyszínről, standról is gondoskodni kell, ami méltón képviseli ügyfelünket a saját szegmensében. A hangsúly a méltón, hiszen a jelenlétet a kiállítási stand reprezentálja, így egyben mindazt, amit közölni szeretnénk magunkról a kiállításon, elsősorban a stand kivitelével, megjelenésével tudjuk elmondani. Ebből következik az is, hogy nem szabad elgarasoskodni ezt a jelenlétet, „minimumra törekedni”. Lehet, hogy 1-2 millió forintot megtakarítunk ugyan, de pont ilyen benyomást fogunk tenni az elkészült installációval is. Ezért hangsúlyozzuk gyakran, hogy nem jelen lenni még mindig sokkal jobb, mint jelen lenni, de csak a „futottak még” kategóriában. Ha a jelenlét, illetve annak biztosítása bármilyen okból túlterhelné a cég büdzséjét vagy kapacitásait (ami kisebb cégeknél megtörténhet) lehet, hogy érdemes várni vele, és egy év múlva, de „teljes fegyverzetben” megjelenni. Addig pedig használni azokat a Pr- és marketingeszközöket, melyek a széles eszköztárból egyébként továbbra is rendelkezésre állnak.