további rendezvényszervezés

Céges eseményekCéges események

A „céges események” természetesen gyűjtőnév. Olyan rendezvényekre gondolunk itt, amelyek szinte minden cég életében előfordulnak kisebb-nagyobb rendszerességgel, mégis minden alkalommal a megrendelő kívánságai alapján állnak össze. Csak néhány példa, milyen eseményekről van szó:

  • Ügyféltalálkozó
  • Partnernap (pl. viszonteladóknak, beszállítóknak)
  • Családi nap
  • Évfordulós ünnepség
  • Gyereknap
  • Vállalati mikulás ünnepség/karácsony
  • Csapatépítő
  • Sportnap
  • Vezetői találkozó

Közös jellemzőjük az általában családias légkör és az, hogy a résztvevők többsége ismeri egymást. Épp ezért itt általában a cél nem a résztvevők összeismertetése, hanem a közöttük már meglévő, kollegiális kötődések erősítése.

Az események programja is széles skálán mozoghat. Van, ahol az ugrálóvár az örök sláger, mások az extrémsportokra, vagy a sörözős-bográcsozós összejövetelekre esküsznek. Szerveztünk már lovagi tornát, borkóstolót és vállalati disznóvágást is.

céges esemény

Az a fontos, hogy az ügyfél elsőként pontosan fogalmazza meg elképzeléseit, majd – akár többszöri egyeztetés után – pontosan azt kapja, amit kért, illetve, hogy minden érintett résztvevő jól érezze magát, ami nem is annyira evidens.

Néhány hasznos, megfontolandó tanács ahhoz, hogy minden résztvevő örömmel vegyen részt a rendezvényen, mert nincs hervasztóbb, mint amikor a 150 fősre méretezett rendezvényen 15-20 ember lézeng.

 

meghívottak várható igényei

A program jellegének kiválasztásánál amennyire lehetséges, legyünk tekintettel az összes meghívottra. Például ha több idősebb kolléga is van a cégnél, ne erőltessük az extrémsport programokat, egy huszonéves gárdának ritkán jön be a komolyzenei koncert, stb. Az is előfordul, hogy a programválasztás a döntéshozók ízlését tükrözi, amivel a dolgozók nem értenek egyet, vagy nem érzik majd jól magukat.

 

megfelelő időpont kiválasztása

Gondosan válasszunk időpontot. Népszerűtlen például, ha hosszú hétvégére esik a program, mert sokan elutaznának inkább. A sportnapnál, bográcsozásnál figyeljünk a várható időjárásra, ha kell, jelöljünk ki esőnapot. Ügyféltalálkozónál gondoljunk rá, hogy a hétvégéjüket nem szívesen áldozzák majd fel, és egy munkanapot se vágjunk ketté. Vagy reggel szervezzünk ilyesmit, vagy délután, hogy legfeljebb 2-3 órát kelljen bárkinek a munkanapjából lecsípni.

 

ne eröltessünk semmit

Ne tegyük kötelezővé a részvételt, ha az egyébként nem része a munkának. Egy partnernapon természetesen jelen kell lennie az érintett dolgozóknak, de egy családi napra inkább őszinte lelkesedéssel jöjjenek, mint attól félve, mi lenne, ha nem jönnének el. Ez is csak a megfelelő program- és időpontválasztáson múlik.


A fenti három pont csak kiragadott példa abból a rengeteg szempontból, amit át kell gondolni ahhoz, hogy egy céges rendezvény sikeres legyen. Emellett, még ha mindet jól át is gondoltuk, ott vannak a szervezés részletei. Lesz-e elég parkolóhely, szállás, hogy oldjuk meg a cateringet, kik legyenek a fellépők, honnan szerezzünk mindenkinek felszerelést, hogyan találnak oda az emberek, stb.

A fenti okok miatt egy ilyen esemény szervezését érdemes ránk bízni. Még egy 10-15 fős rendezvényen is érezhető a különbség a profi és a műkedvelő (jellemzően egy dolgozó, akinek más lenne a dolga) rendezvényszervező munkája között, és ez a különbség a létszám emelkedésével látványosan nő, hiszen egyre több a részlet, amire oda kell figyelni. Ráadásul egy belsős rendezvényszervező – ha csak nem ez a munkaköre – olcsóbb sem tud lenni, hiszen nem rendelkezik jól bejáratott, körültekintően válogatott beszállítói, alvállalkozói körrel, vagy erős, több megrendelésen alapuló alkupozícióval az ártárgyalásokon.