további rendezvényszervezés

VIP- partik, fogadásokVIP- partik, fogadások

Egy cég vezetésének számtalan oka lehet arra, hogy rendezvényt tartson. Egy esemény szólhat a sajtó, illetve nagy nyilvánosság számára, a cég dolgozóinak, vagy éppen ügyfeleinek, de akár beszállítóinak is. A VIP partikat, fogadásokat jellemzi néhány tulajdonság, amely kiemeli ezeket a rendezvényeket más események sorából. Ma már a VIP kifejezés egyre inkább közhelyessé vált és elkopott, bármire ráakasztják. Több száz fős diszkóestektől a mobiltelefon-nepperek bódéin, fogorvosi rendelőkön, mindenütt ott virít a rövidítés. Ahogy a kifejezés inflálódott, létrejöttek a „kicsit VIP” és „nagyon VIP” események. A Sziget fesztiválon legutóbb már három szintje volt a VIP részlegnek, amit a szolgáltatás színvonalában is megkülönböztettek.

Amikor mi VIP partiról beszélünk, azt komolyan is gondoljuk. Lássuk, mi jellemez nálunk egy ilyen eseményt:

Az első a vendégkör. Míg máskor az a cél, hogy minél többen vegyenek részt egy rendezvényen (sajtótájékoztató – minél több újságíró, termékbemutató – minél több érdeklődő, workshop, szakmai nap – minél több szakember, stb.) a VIP partyk és fogadások világa más. Itt nem az a lényeg, hogy hányan jönnek el, hanem az, hogy kik. Az ilyen események kulcsszava az exkluzivitás. Egy ilyen összejövetelre nem lehet jegyet venni, még sok pénzért sem. Ide vagy meghívják az embert, vagy nem. Míg más eseményeken az a fontos, hogy minél több embert vendégül tudjunk látni minél kevesebb költségből, megfelelően hozva az eseménytől elvárható szintet, de semmi több, addig itt lehetőleg túl kell teljesíteni az eleve magas elvárásokat (a meghívottakat már nem könnyű elkápráztatni), így a pénznél fontosabb a reprezentáció, az elithez és egyben összetartozás érzése.

fogadások

Egy VIP (ami az angol nagyon fontos személy kifejezés rövidítése) parti valódi fényét, rangját az eseményen résztvevők által megtestesített hatalom- és pénzkoncentráció adja. A rendezvény – bármilyen címen hívják is össze − azt hivatott kifejezni, hogy a szervező és a meghívottak közös, valamilyen szempontból domináns csoporthoz tartoznak, vagy szeretnének tartozni. Egy cég rendezhet ilyen partit legfontosabb ügyfeleinek, kormányzati és más döntéshozók számára, de akár külföldi üzletfeleknek is.

A második a diszkréció. Bárhogyan is alakuljon a vendéglista, az igazán fontos emberek pontosan tudják, mit szeretnének magukról nyilvánosságra hozni, és a részvételüket egy ilyen összejövetelen rendszerint magánügyként kezelik. Ezért nagyon fontos, hogy az ilyen eseményeket a nyilvánosság szigorú kizárásával, teljes hírzárlat mellett szervezzünk meg. Általában is, ezek a partik éppen a bizalmas tárgyalásokra adnak lehetőséget, ezért a légkör egésze ezt kell, hogy szolgálja. (Kivéve azt az esetet, ha a résztvevők kifejezetten kívánják a nyilvánosságot, a közszereplést.)

A harmadik a tökéletesség. Bár talán minden rendezvényszervező erre törekszik, és ezt szereti is hangsúlyozni, aki belelát a szakmába az tudja, hogy nagyon gyakoriak az apróbb malőrök, amikor a szervezőknek rögtönözniük kell, hogy az esemény zökkenőmentes legyen. A VIP partik esetében ez a felelősség sokkal nagyobb.

vip partik

Egy ilyen esemény szervezésénél mindig mindent és mindenkit duplán ellenőrzünk, hogy véletlenül se legyen nemhogy fennakadás, még döccenő sem az események sorában. Egy VIP partin a hibátlan szervezés és megvalósítás nem kérdés, hanem alapvetés. A kérdés inkább az, mit tudunk a megrendelővel közösen kitalálni, hogy a rendezvény a meghívottak számára ne csak kellemes, de emlékezetes is maradjon.