Konferenciák

A rendezvényszervezés egyik csúcspontja a konferenciák szervezése. Bár a konferenciák nem mindig tartoznak a legnagyobb létszámú események közé – egy több száz fős, ültetett gálavacsora például lehet népesebb, mint egy 80-100 résztvevős konferencia – de szervezéstechnikailag a legösszetettebb események.

Nem egy ilyen programot szerveztünk már, így tudjuk, hogy mennyire komoly és felelősségteljes munka összehangolni a vendégek, előadók, a sajtó, a technika (projektorok, vizuáltechnika, hangosítás, tolmácstechnika stb.) ellátás, szállás és más hozzá tartozó eszközök, szolgáltatások és személyek olajozott együttműködését.

A konferencia helyszínének kiválasztásakor néhány kiragadott, mérlegelendő szempont:

• Mekkora eseményt tervezünk, hány fős teremre és más helységekre van szükség?
• Van-e a közelben megfelelő szálloda (esetleg a helyszín lehet-e egy szálloda konferenciaterme)
• Van-e elegendő parkoló a nagyszámú jármű elhelyezésére?
• Van-e megfelelő hely a cateringnek, a szekcióüléseknek, a kerekasztal beszélgetésekhez?
• Van-e ruhatár, akár több száz embert is kiszolgáló wifi hálózat, megfelelő technológiai támogatás
• Mennyire központi a helyszín, milyen könnyen tudják a résztvevők megközelíteni?
• Mennyire felkészült a helyszín személyzete egy ilyen volumenű esemény fogadására (ezt nehéz megítélni, mert a nagy rendezvényekre senki nem mond nemet)

Természetesen konferenciát nem szervez mindenki, ez az esemény csak egy bizonyos szervezeti méret, vagy iparági részesedés (például egy nagy nemzetközi vállalat néhány fős hazai képviselete) fölött jellemző.

Ennek ellenére több partnerünk is van, akiknek rendszeresen vagy alkalmanként konferenciát szervezünk, így elmondhatjuk, hogy az elmúlt 1,5 évtizedben kellő jártasságra, magabiztosságra tettünk szert ezen a nehéz és csapdákkal teli területen.