A rendezvényszervezéssel (is) töltött évtizedeink egyik legfőbb tanulsága, hogy az ügyfélnek először is pontosan meg kell fogalmaznia elképzeléseit, céljait, hogy végül pontosan azt kapja, amit kért, illetve, hogy minden résztvevő jól érezze magát, ami nem is annyira evidens.
Éppen ezért úgy gondoltuk, nem árt néhány hasznos, megfontolandó tanács ahhoz, hogy mindenki örömmel vegyen részt a programon, mert nincs hervasztóbb, mint amikor a 150 fősre méretezett céges rendezvényen 15-20 ember lézeng. A rendezvényszervezésnek tehát megvannak a maga fontos lépései, ezeket gyűjtöttük most össze.
A program jellegének kiválasztásánál amennyire lehetséges, legyünk tekintettel az összes meghívottra. Például, ha több idősebb kolléga is van a cégnél, ne erőltessük az extrémsport-programokat, egy huszonéves gárdának pedig ritkán jön be a komolyzenei koncert stb. Az is előfordul, hogy a programválasztás a döntéshozók ízlését tükrözi, amivel a dolgozók nem értenek egyet, vagy nem érzik majd jól magukat.
Ugyancsak a jó rendezvényszervezés alaptétele, hogy körültekintően válasszuk ki az időpontot. Népszerűtlen például, ha hosszú hétvégére esik a program, mert sokan elutaznának inkább. A sportnapnál, bográcsozásnál figyeljünk a várható időjárásra, ha kell, jelöljünk ki esőnapot. Ügyféltalálkozónál gondoljunk rá, hogy a hétvégéjüket nem szívesen áldozzák majd fel a meghívottak, és egy munkanapot se vágjunk ketté. Vagy reggel szervezzünk ilyesmit, vagy délután, hogy legfeljebb 2-3 órát kelljen bárkinek a munkanapjából lecsípni.
Ne tegyük kötelezővé a részvételt, ha az egyébként nem része a munkának. Egy partnernapon természetesen jelen kell lennie az érintett dolgozóknak, de egy családi napra inkább őszinte lelkesedéssel jöjjenek, mint attól félve, mi lenne, ha nem jönnének el. Ez is csak a megfelelő program- és időpontválasztáson múlik.
A fenti három pont csak kiragadott példa abból a rengeteg rendezvényszervezési szempontból, amit át kell gondolni ahhoz, hogy egy céges eseménye sikeres legyen. Emellett, még ha mindet jól át is gondoltuk, ott vannak a szervezés részletei. Lesz-e elég parkolóhely, szállás, hogyan oldjuk meg a cateringet, kik legyenek a fellépők, honnan szerezzünk mindenkinek felszerelést, hogyan találnak oda az emberek stb.
A fenti okok miatt egy ilyen esemény szervezését érdemes ránk, rendezvényszervező cégként is számtalanszor bizonyított marketingügynökségre bízni. Már egy 10-15 fős rendezvényen is érezhető a különbség a profi és a műkedvelő (jellemzően egy dolgozó, akinek más lenne a dolga) rendezvényszervező munkája között, és ez a különbség a létszám emelkedésével látványosan nő, hiszen egyre több a részlet, amire oda kell figyelni. Ráadásul egy belsős rendezvényszervező jellemzően olcsóbb sem tud lenni, hiszen velünk ellentétben nem rendelkezik jól bejáratott, körültekintően válogatott beszállítói, alvállalkozói körrel, valamint erős, több megrendelésen alapuló alkupozícióval az ártárgyalásokon.