Sajtótájékoztatók

Nem csak az igényük csökkent a személyes részvételre, a lehetőségük is kevesebb, ugyanis a "kapitalizmus vasfoga megrágta a szerkesztőségeket", egyre kevesebb újságíró állítja elő ugyanazt a mennyiségű tartalmat. Ha a szerkesztő (pláne, ha a lapigazgató) fejével gondolkodunk, jogos, hogy a kolléga több anyagot tud gyártani, ha egész nap ül a helyén, telefonálgat, utánaolvas, és úgy készít cikkeket, mintha elmegy egy eseményre, utazik oda-vissza, ül egy órát, legfeljebb feltesz 1-2 kérdést.

Emiatt napjainkban sokkal kevesebb a sajtótájékoztató, de ez még nem ok arra, hogy végképp lemondjunk róla. A fentiek ellenére van az a hír, esemény, aminek bejelentésére összecsődül a médiaszakma, csak egyre ritkább. A legfontosabb, hogy muszáj mondanunk Valamit. Így, nagy v-vel, jelezvén, hogy nem elég „kis valamit” kommunikálni. A témaválasztásnak önmagában meggyőzőnek kell lennie, érdemesnek arra, hogy a drága időt (szó szerint, az újságírókat többnyire karakter, cikk alapon fizetik) ránk szánják.

Rossz ötlet, ha csak azért tartunk sajtótájékoztatót, mert a cég 10, 50, 100 éves és ezen kívül nem is mondunk mást. Már a vezérmondatnak, a tájékoztató címének meg kell ragadni a figyelmet, sugallnia kell, hogy érdemes ott lenni, mert olyan információk hangoznak el, amelyeket csak itt, csak most tudhatnak meg, és amelyről presztízs értékű az elsők között hírt adni. Felelős ügynökségként ezért inkább lebeszéljük az ügyfelet, ha az az ötlete támad, hogy tartsunk egy sajtótájékoztatót, de nincs olyan tartalom, amely miatt számíthatunk a megfelelő médiaérdeklődésre.

A sajtótájékoztató sok előnnyel is jár. Egy időben, egy helyen találkozhatunk a média képviselőivel, kialakíthatunk személyes kapcsolatokat. Pozitív benyomás esetén a későbbiekben közvetlenül is kereshetjük őket, ez sokkal hatékonyabb, mint tapogatózni, hogy az adott médiumnál ki foglalkozik egy-egy témával. Emellett fontos, hogy így sokkal pontosabban juttathatjuk el a közlendőnket a sajtónak, mintha csak egy közleményt adnánk ki. Aki részt vesz egy sajtótájékoztatón, az szinte biztosan beszámol róla (különben csak időpazarlás volt odamennie), míg a közlemények esetében sokkal nagyobb a meddőszórás. Tehát nem rossz eszköz ez, csak nagyon erős tartalom kell hozzá.

Természetesen vannak kivételek. A kormány, vagy kormányhoz köthető sajtótájékoztatókon ott van a sajtó, függetlenül a mondandó erejétől. A legnagyobb világcégek is „teltházas” sajtótájékoztatókat tartanak itthon, hiszen gazdasági súlyuk miatt minden bejelentésük fontos. Ezzel együtt nem véletlen, hogy ők is (illetve pr-osztályaik) a legnagyobb horderejű eseményekre tartogatják ezt az eszközt, mint a magyarországi nyitás, új gyár építése, vagy épp kivonulás az országból.

Bár egyre ritkábban van rá megfelelő indok, az elmúlt 15 évben azért nagyon sok sajtótájékoztatót szerveztünk.

A sajtótájékoztatók szervezésének szokásos menete a következő:

• Meghatározzuk a meghívott újságírók körét.
• Összeállítjuk a címlistát.
• Kijelöljük az időpontot (lehetőleg ellenőrizzük, hogy más, hasonló médiakörnek szánt fontos eseményt ne keresztezzen). Ez ne legyen túl korai (9 óra előtt tilos), és kerüljük a pénteki napot, amikor már közeleg a hétvége.
• Kiválasztjuk a helyszínt, ami legyen központi helyen, ritkábban kötődhet a mondandónkhoz (pl. új hazai gyár alapkőletétele).
• Előkészítési fázis: meghívók elkészítése, postázása 7-10 nappal az esemény előtt, visszajelzést kérve.
• Sajtóközlemény, háttéranyag készítése, ami a helyszínen segít a megjelent újságíróknak a tájékozódásban, illetve tájékoztatja azokat, akik valamiért nem jöttek el, de az anyag érdekelné őket.
• Helyszínbejárás. Ha nem ismerjük alaposan a rendezvény helyszínét, mindenképp odamegyünk személyesen, és megtervezzük, hol lesznek a vendégek, a meghívott újságírók, működik-e rendesen a wifi, a hangosítás és a projektor, esetleg a fűtés. Eddigre már megrendeltük a cateringet, ezt is ellenőrizni kell.
• Regisztráció. Itt lehet végzetes hibát elkövetni. Bármilyen rendezvényre igaz, hogy a meghívó elküldése után sokan csak várják, hogy jöjjenek a vendégek, majd sírva a kardjukba dőlnek az üres terem láttán. A tapasztalat az, hogy az esemény előtt 3 nappal kötelező telefonon megkeresni a meghívottakat, és megkérdezni, továbbra is számíthatunk-e a megjelenésükre. Akkor is így teszünk, ha korábban pozitívan visszajelzett, ekkor csak emlékeztetjük az eseményre, esetleg megkérdezzük, szeretne-e parkolni. Ezt az érdeklődést ritkán veszik rossz néven.

Hogyan zajlik a sajtótájékoztató?

Ha megérkeztek az újságírók (késve), megnyithatjuk az eseményt, jellemzően 5-10 perccel a tervezett időpont után. Vigyázzunk, kérdeznek! Ezen ne sértődjünk meg, ez a munkájuk. Ha már eljött az újságíró, munkál benne a vágy, hogy hasznossá tegye magát az olvasók számára, és több információt szerezzen, mint amit önként elé tárunk. Fontos, hogy kompetens, meggyőzően nyilatkozó embert állítsunk a rendezvény középpontjába. Ha az első számú vezető utál szerepelni és/vagy beszédhibás, esetleg lámpalázas típus, ne ragaszkodjunk hozzá. Olyan munkatárs állja a kérdéseket, aki fel van vértezve a megfelelő szaktudással, és kommunikátorként képes mederben tartani a beszélgetést. Ha kell, természetesen mi is moderálhatjuk az eseményt, de elegánsabb, felnőttebb, ha erre akad a cégnél egy minden szempontból megfelelő ember. Természetesen a felkészítés egy más kérdés, ezt örömmel megtesszük, és majdnem mindig szükség is van rá.

Trakta

Az újságírókat valamivel meg kell vendégelni. A csomag a hagyományos ásványvíz-pogácsa párostól a libamájas, terülj-terülj sajtóreggeliig terjedhet, a megbízó szándéka és lehetősége szerint.

Fontos!

Soha ne higgyük, hogy az újságírót önmagában a vendéglátás ígéretével odavonzzuk, azok az idők már elmúltak, és nekünk sem érdekünk. A vendéglátás színvonala igazából csak presztízs értékkel bír. Van cég, amelyik „eleve” nem enged a luxusból, hiszen a nevéhez kötődik. Mások a költséghatékonyság mellett teszik le a voksot ezen a területen is. Mi mindig megtesszük a javaslatunkat a legjobb ár/érték arányú eseményre, a márkaimázshoz és a büdzséhez egyaránt alkalmazkodva.

Figyeljünk arra, hogy ne tartson a rendezvény – bemutatkozással, kérdésekkel együtt – egy óránál tovább. Ha erre várhatóan lesz igény (pl. nagyon ismert, vagy külföldi vendégünk van, esetleg itt és most lehet beszélni az egyébként visszahúzódó „vezérrel”) adjunk lehetőséget személyes interjúk készítésére, ez vonzerő lehet. Az újságírók szeretik, ha exkluzív tartalmat vihetnek a szerkesztőségbe.

Utánkövetés:

Írjunk a munkatársaknak köszönőlevelet, azoknak pedig, akik nem tudtak eljönni, küldjük el a közleményt, amelyet a helyszínen kiosztottunk a többieknek. Másnap rákérdezhetünk a megjelenés időpontjára, ha még nem láttuk az anyagot az adott médiumban.