A rendezvényszervezés nem csupán precíz, hanem naprakész is kell, hogy legyen. Például a kedves olvasó mikor frissítette utoljára a levelezőlistáját? Egyáltalán: alkalmazott utánkövetést, hogy lássa: a célba ért (de legalábbis vissza nem pattant) levelei vajon hol kötnek ki? Egy ember az élete során átlag ötször változtatja meg az e-mail fiókját – és akkor a cégekről, a szervezetekről, a néha hetekig nem olvasott, „info@”-al kezdődő e-mail címekről ne is beszéljünk. Ennek a listának a rendszeres frissítése alapvető, mint ahogy azt is tudnunk kell, mivel vesszük rá a címzettet az üzenet elolvasására.
A levél tömeges kézbesítése kényelmes ugyan, de előfordul, hogy nem célravezető. Érdemes mérlegelni, hogy MIÉRT látogatna el a címzett a rendezvényünkre? Mit írunk a tárgy rovatba, aminek hatására elolvassa a meghívót? Mi oka lesz rá, hogy megjelenjen, mi az, ami elkerülhetetlenné teszi az „elcsábulást”? Pl. az ideális eszköz nem is feltétlenül egy e-mail – különbséget kell tennünk ugyanis a rendezvények között méret, célközönség és tematika szempontjából. Egy nagyobb (fizetős) rendezvénynél érdemes az értéket hirdetésekkel hangsúlyozni – egy szimpla e-mail nem ugyanazt fejezi ki ugyanis, mint egy csillogó-villogó, láthatóan költséges banner. Ugyanígy egy különösen elegáns eseményre ne, vagy ne csak e-mailben hívjuk meg a közönséget, egy szép kivitelű postán kapott meghívó hangsúlyozza az esemény eleganciáját.