Mindenki emlékszik még, ahogy gyermekként az ablakban várta a piros ruhás bácsit a hosszú szakállal és a finomságokkal teli zsákkal a hátán. A céges mikulás rendezvény azon kívül, hogy nagyszerű alkalom a belső kommunikációra, ezt az élményt adja vissza. A rendezvényszervező (jelen esetben a PR-ügynökség) mindent megtesz azért, hogy a kicsik és nagyok egyaránt jól szórakozzanak. De mennyi munka van e mögött? Mi kell egy sikeres, felhőtlen és valóban elvarázsoló mikulásrendezvényhez?
A rendezvényszervezés egy hosszabb folyamat, melynek számos lépése közül elsőként az ügyfél és a rendezvényszervező cég ötleteit kell összehangolni. Ezután következik az adatok, a lehetséges opciók összegyűjtése, összeállítása, amiből az ügyfél ki tudja választani a számára legszimpatikusabb formát. Végül megkezdődhet a rendezvény tényleges szervezése, a helyszínek, programok lefoglalása, a rendezvény forgatókönyvének véglegesítése.
A rendezvény helyszínének olyat érdemes választani, amely már önmagában is egy élmény, programot, játékot biztosít, hangulata van. Amely a mikulás személyes ajándékosztása után is leköti őket. Olyan programokat felkínálni a rendezvény alatt, amelyre más körülmények között nem lenne lehetőségük kipróbálni, vagy csak nagy ritkán jutnak hozzá, ilyen például az arcfestés, vagy a játszóház. A kicsiket lekötheti még egy karácsonyi témájú színdarab vagy egy kézműves foglalkozás, ahol készíthetnek sajátkezűleg ajándékokat is karácsonyra vagy akár egy adventi koszorút.
A gyerekek számára mindez színtiszta szórakozás, de mi van a szülőkkel? Csak nehezen tudnánk elképzelni a felnőtteket a tigris mintás arcfestéssel (azért nem példátlan), amint a labdamedencében „élet-halál” csatát vívnak. Rendezvényszervezőként gondolnunk kell arra is, hogy a gyerekek mellett a felnőttek is jól szórakozzanak. Ehhez gyakran elég, ha megfeledkezhetnek a gyerekeikről néhány percet, de van, hogy érdemes lekötni a figyelmüket valami nekik szóló programmal is, nem mindig elég egy szépen feldíszített Catering asztal. A felnőttek számára a teremfoci bajnokságtól, a tombolán át a stand up-os előadásig nagy a választék, de még jobb, ha a helyszín eleve a szülőknek is érdekes lehet, mint például egy gokart pálya.
Egy nagyobb szabású rendezvény akár többszáz fős is lehet, ezekre érdemes egy külső helyszínt bérelni, hogy kényelmesen elférjenek, és ekkora létszám esetén már olyan programra van szükség, amely egyszerre több embert is leköt.
Természetesen lehet a cégen belül is tartani a rendezvényt a programelemek behozásával, ha van megfelelő, közösségi tér. Egy gépműhely vagy egy daruzott gyártócsarnok például akkor sem ideális, ha amúgy a hely elegendő lenne, de egy nagyobb, a létszámnak megfelelő tárgyaló vagy ebédlő már alkalmas lehet. Habár egy külső helyszín esetében a rendezvényszervezés költségei várhatóan magasabbak, mint egy cégen belüli helyszínen. Azonban egy külső helyszín ár/érték arányban jobban megérheti, ha az árban nem csak egy üres termet kapunk, programok nélkül, hanem akár egy belépőjegyet a Csodák Palotájába, vagy a mikulás után végig járhatjuk a Tropicarium egzotikus világát.
Anna