Amikor a konferenciameghívó életre kel – avagy hogyan toborzunk a Gold Communicationsnél?
A vendégtoborzás konferenciákra és webinárokra sokszor olyan, mintha egy baráti társaságot próbálnánk rávenni egy új társasjátékra: elvben mindenki érdeklődik, de senki nem akar rá időt áldozni. Éppen ezért kulcsfontosságú, hogy már az első pillanatban érezze a célcsoport, valami olyasmire hívjuk őket, ami róluk szól és nekik szól. Ha a meghívó elég emberközeli és élvezetes, akkor nem kérdés, hogy szívesen csatlakoznak. Egy PR-ügynökségszámára ez a pillanat az, ahol minden elkezdődik.
Marketingügynökségként nap mint nap azt látjuk, hogy a kkv-k világa tele van tenni akarással, kreativitással és hatalmas, gyakran rejtett tudásvagyonnal.
Egy jól felépített rendezvény tökéletes terep ezek bemutatására, de a siker már a meghívónál eldől. Ha az első üzenetből érezhető a személyesség és a lelkesedés, a hitelesség és az érzelmi azonosulás, a résztvevők nemcsak érdeklődnek, hanem késztetést éreznek arra, hogy ott legyenek.
A kkv-knak egy rendezvény nem csupán egy újabb program a naptárban. Ez esély arra, hogy szakértelmüket megmutassák, kapcsolatokat építsenek, és olyan ügyfelekkel találkozzanak, akikkel egyébként talán sosem kerülnének egy térbe. Egy jól eltalált téma, egy izgalmas előadó vagy akár egy frappáns cím már önmagában képes beindítani az érdeklődést, de az igazi különbséget az adja, amikor az olvasó úgy érzi: „Ezt most kifejezetten nekem találták ki.” Ezt a mentalitást követi minden tapasztalt marketingügynökség és PR-ügynökség, amikor meghívót vagy kampányt készít.
Már láttuk, hogy egyetlen jól megírt mondat is lavinaszerűen növeli a regisztrációkat. És ilyenkor egy gyakorlott szervező számára újra bebizonyosodik, hogy a kommunikáció elsősorban nem információ, hanem hangulat, ami vagy megszólítja az embereket, vagy elveszíti őket.
A toborzás sikerét persze sok minden befolyásolja: hírlevelek, a kampányok, a közösségi média.
De az igazi fordulat sokszor a telefonos megkereséseknél következik. Nem véletlen, hogy a Gold Communicationsnéla telefonos utánkövetés mindig része a folyamatnak. Egy kedves, közvetlen beszélgetés többet ér bármely online üzenetnél. A résztvevők nemcsak információt kapnak, hanem figyelmet és valódi kapcsolódást, ami a döntéshozók rohanó hétköznapjaiban ritka és értékes ajándék, hiszen minden percük és forintjuk számít. Ezért hálásak, ha egy webinár vagy konferencia nem csupán hasznos, hanem könnyed és emberközeli is. Egy rendezvény meghívója ugyanis nem más, mint egy történet kezdete. Ha jól meséljük, a közönség örömmel válik részévé.
Amikor PR- ügynökségkéntazt látjuk, hogy egy beszélgetés hatására valaki valóban kedvet kap a részvételhez, mindig megerősödik bennünk, miért szeretjük ezt a szakmát. A rendezvényekben ott a lehetőség, a kommunikációban ott a kreativitás, a telefonos toborzásban pedig ott az emberi arc, amely végül életre kelti az egészet. És amikor ez a három szépen összeér, a konferencia vagy webinár már nem „csak egy esemény”, hanem élmény mindenkinek, aki részese lesz.