Karácsonyi céges rendezvény: élményből üzleti érték
A decemberi időszak egyszerre szól az ünnepről, az employer brandingről és az ügyfélkapcsolatok tudatos ápolásáról, ezért egy karácsonyi rendezvény akkor teljesít igazán jól, ha a hangulat mellett kézzelfogható üzleti eredményt is teremt, amennyiben a partnereknek megrendezett eseményről van szó. Rendezvényszervezőként azt tapasztaljuk, hogy a siker alapja a világos célkitűzés és a precíz, következetes kivitelezés, amelyben a PR-ügynökség nem csupán operatív szereplő, hanem stratégiai partner: értelmezi a vállalati célrendszert, összefésüli a HR, az értékesítés és a kommunikáció elvárásait, majd mindezt egy koherens, élményszerű koncepcióba illeszti, ami maga a karácsonyi rendezvény.
A tervezés az üzleti eredményeknél kezdődik, ezért először meg kell határozni, hogy a rendezvény elsősorban csapatépítő, ügyfélmegtartó vagy márkaépítő célt szolgál-e. A PR-ügynökség ilyenkor közösen dolgozik a menedzsmenttel: meghatározzák a célokat, ütemezést készítenek, és olyan rendezvénykoncepciót raknak össze, ami a célokat szolgálja.
A költségvetés nem csupán számok halmaza, hanem prioritások leképezése. A helyszín, a technika, a catering és a program mind a céges imázs részei, ezért fontos, hogy minőségi beszállítókkal dolgozzunk. A PR-ügynökség tárgyalóereje ilyenkor kézzelfogható előnyt ad: stabil beszállítói hálóval, kipróbált és bevált csapatokkal csökkenti a kockázatokat, miközben az ár-érték arányt is optimalizálja.
A vendégélményt a logisztika és szervezés teszi teljessé. A PR-ügynökség rendezői szemlélettel dolgozik: részletes forgatókönyvvel, felelősi mátrixszal és pontos időzítéssel biztosítja, hogy a műsorelemek egymást erősítsék, és a fontos üzenetek a legjobb pillanatban hangozzanak el.
A tartalomválasztásnál az arányérzék a kulcs. A rövid, mégis tartalmas vezetői megszólalások, hiteles díjátadók, interaktív elemek és egy valóban minőségi főprodukció együtt képesek arra, hogy a közönség figyelme végig éber maradjon.
Az esemény kommunikációja a meghívótól az utánkövetésig tart. A jól időzített save the date, a személyre szabott meghívók, az emlékeztetők, a VIP-kezelés együtt adják azt a keretet, amelyben a márka egységes hangon szól a célcsoportokhoz. A PR-ügynökség feladata, hogy ez a hang következetes maradjon minden csatornán, a teaser poszttól a köszönő e-mailig, és hogy az elkészült fotók és videók másnapra publikálható, a csatornákhoz igazított formában álljanak rendelkezésre.
Az időjárási alternatívák, technikai tartalékok, egészségügyi készenlét, biztonsági protokollok, engedély- és jogosultságkezelés mind olyan elemek, amelyeket előre kell rögzíteni. A PR-ügynökség itt is operatív központként működik: döntési jogköröket és helyszíni státuszrutinokat tart fenn, hogy minden helyzetben gyors és nyugodt legyen a reagálás.
A rendezvény értékelése a vendégek távozásával nem ér véget, sőt, akkor kezdődik igazán. A rendezvény utóélete a publikálható képekkel és videókkal, a szegmentált köszönőüzenetekkel, a sajtó- és közösségimédia-megjelenésekkel és a CRM-be kötött follow-up folyamattal válik üzleti értékké. A PR-ügynökség zárja le a kört egy átlátható összefoglalóval, eseményértékelővel.
Egy jól megtervezett karácsonyi céges rendezvény nem csupán az év lezárása, hanem az új év indítása is, erősíti a csapatot, mélyíti az ügyfélkapcsolatokat és megerősíti a márka hitelességét. Ebben a folyamatban egy tapasztalt PR-ügynökség egyszerre kreatív partner és felelősségteljes kivitelező, amely az ötlettől a riportig végigviszi a munkát, és biztosítja, hogy az ünnepi élmény hosszú távon is értékteremtő legyen.