Karácsonyi ünnepség egy PR-ügynökség szemével, avagy amikor több rendezvényünk van ugyanazon a napon

A rutinos és előrelátó cégek akár egy évvel korábban megkérik PR-ügynökségüket, hogy foglalják le a karácsonyi rendezvényük helyszínét és időpontját, főleg akkor, ha van egy bevált helyszín, ahol a cég gyakran tartja az évzáró ünnepségét. A rendezvény időpontjának kiválasztása ebben az esetben nem olyan nehéz, hiszen az év végi leállás előtt egy, maximum két hét van, amikorra érdemes a dátumot kitűzni. Általában szempont szokott lenni, hogy péntekre kerüljön az esemény, mert így nyugodtan lehet maradni sokáig táncolni, iszogatni, szórakozni, hisz másnap nem kell dolgozni, hanem ki lehet pihenni a buli fáradalmait. Mivel a legtöbb vállalat így gondolkodik, ezért a pénteki dátumokat nagyon hamar lefoglalják a PR- és marketingügynökségek, rendezvényszervező cégek.

A legjobb választás az, ha az évzáró az utolsó munkanapra esik, mert így az ünnepség nemcsak az esztendő, hanem a munka lezárása is egyben. A helyszín kiválasztását nyilván elsősorban a dolgozók száma befolyásolja, illetve, hogy milyen egyéb programoknak kell még helyet szorítani. Például rendelünk-e póker- és rulettasztalt, szelfigépet, karikaturistát, kell-e színpad egy fellépőnek stb.

PR-ügynökségként nagyon fontos rendezvényszervezési lépés, hogy a helyszínt megnézzük foglalás előtt, ha még nem ismerjük azt. Személyesen sokkal jobban el tudjuk képzelni, hogyan lesz a terem berendezve, mit hova tudunk tenni, mik a helyszín bevett szokásai. A képek egyébként sem adják vissza a valóságot, a fotósok jól tudnak trükközni, hogy a legelőnyösebb módon fotózzák a helyszínt, és elfedjék az esetleg kevésbé pozitív jellemzőket. Pl. a hosszúkás termet úgy fényképezik, hogy az alakja ne legyen szembetűnő, vagy az oszlopok ne látszódjanak a képeken, pedig azok valójában zavarják a kilátást. Rendezvényszervezőként figyelnünk kell arra is, hogy a svédasztal jól hozzáférhető legyen, minél hosszabb pultra legyenek kitéve az ételek, hogy ne torlódjon fel a sor. Fontos szempont, hogy az asztalok és székek között elegendő hely legyen ahhoz, hogy kényelmesen közlekedhessenek a kollégák a rendezvényen.

Vannak olyan cégek, melyek ilyenkor karácsonyi ajándékkal is kedveskednek a dolgozóknak. PR-ügynökségként számos ötletet szoktunk küldeni az ajándékokra is, amikből a cég ki tudja választani a számára szimpatikusat. Érdemes megbeszélni a helyszínnel, hogy az ajándékokat a gyártó rögtön oda szállíthassa, és ne a céghez, így elkerülhető az, hogy például több doboznyi bort kelljen egyik címről a másikra átvinni. Amennyiben a rendezvényhelyszínen van erre hely, meg szokták ezt engedni, hiszen pár napig tárolni az ajándékokat nem nagy kérés. Ennél több napra azért nem szeretik, ha kerülgetniük kell az ajándékainkat.

Miután már több száz rendezvényen vagyunk túl PR-ügynökségünk elmúlt 22 évében, az a tapasztalatunk, hogy a bőséges svédasztalos vacsora ellenére is éjfél körül ismét megéheznek a vendégek, hiszen jellemzően fogyasztanak alkoholt, fent vannak sokáig, ezért rendezvényszervezőként gondolni kell arra is, hogy mi lesz az „éjféli menü”. Itt nem feltétlenül kell főtt ételre gondolni, elegendő a szendvics, zsíros kenyér, kenyérlángos vagy pogácsa.

Előfordul, hogy a kollégák egy részének szobára is szüksége is van, mert a cégnek több telephelye van, és azoknak, akik másik városból érkeznek a rendezvényre autóval, érdemes szobát foglalnunk.

A költségvetés szempontjából fontos tényező az italcsomag is. Jellemzően minden évzáró ünnepségen szokott lenni alkohol, viszont az összköltséget nagyon befolyásolja, hogy milyen alkoholok vannak a választható kínálatban. A röviditalok nagyon megdrágítják az italcsomagot, függetlenül attól, hogy fix áron vagy fogyasztás alapján számolunk el. Ezért jellemzően „csak” sör és bor szokott lenni a választékban.

Eldöntendő kérdés továbbá a zene. Általában DJ-t hívunk a rendezvényre, akinek iránymutatásként megadhatjuk, hogy milyen stílusok, melyik évek zenéi azok, amiket a csapat nagy része preferál. Érdemes gondolni a dekorációra is, egy szép karácsonyfa, néhány asztaldísz, égősor nagyon fel tudja dobni bármilyen helyszín hangulatát.

A fentebb részletezett szempontok miatt jól látszik, hogy érdemes egy PR-ügynökséget vagy rendezvényszervező céget megbízni a feladattal, mert kellő tapasztalattal rendelkeznek, így mind a szervezés, mind a helyszíni jelenlét során lehet a szaktudásukra támaszkodni.