Kína bekopogtatott a Hungexpo-ra
Hogyan lesz egy nemzetközi B2B rendezvényből mérhető kommunikációs és üzleti eredmény tudatos felkészüléssel és utókövetéssel?
Amikor 2025 őszén a Shanghai Fair Trade Show Budapestre érkezett, sokan csak annyit láttak, hogy a Hungexpo D pavilonját benépesíti 130 kínai high tech vállalkozás, több ezer látogató, robotok, zöld technológiák és ipari innovációk sora. Mi azonban PR-ügynökségként pontosan tudtuk, hogy egy ilyen kiállítás története jóval az első látogató belépése előtt indul, és messze a zárás után is folytatódik. Egy ilyen volumenű nemzetközi kiállítás megszervezése és kommunikációja sokkal több, mint standok, molinók és szórólapok összehangolása: stratégiai tervezés, következetes márkaüzenetek, célzott sajtókapcsolatok és üzleti matchmaking áll mögötte, amelyhez egy tapasztalt PR-ügynökség és egy gyakorlott rendezvényszervező csapat összehangolt munkája szükséges.
A Shanghai Fair budapesti állomásának célja az volt, hogy a hazai vállalkozások közvetlenül találkozhassanak olyan csúcstechnológiákkal és beszállítókkal, amelyekhez normál esetben csak hosszú utazások és nehézkes kapcsolatépítés árán jutnának el. Az eseményen mindez nemcsak a helyükbe jött, de üzleti találkozók, tolmácsolás és személyre szabott meetingszervezés segítette a hatékony kapcsolatépítést. Ebben a környezetben a PR-ügynökség feladata nem csak a sajtókapcsolatok gondozása volt, narratívát is kellett építeni az érintett gazdasági és üzleti szereplők számára. Ebben rá kellett mutatni, miért fontos ez a kiállítás a hazai gazdaság számára, mit nyernek vele a magyar gyártók, kereskedők vagy szolgáltatók, hogyan illeszkedik mindez az adott cégek hosszú távú stratégiájába, és hogyan lehet a részvételből valódi B2B kapcsolatokat, majd konkrét szerződéseket építeni?
Ezekre a kérdésekre akkor lehet következetes választ adni, ha az esemény mögött ott áll egy olyan PR-ügynökség, amely nemcsak az esemény napját, hanem a teljes kampányívet gondozza. A sikeres kiállítói jelenlét ma már nem arról szól, hogy ki hozza a legnagyobb molinót, kinek látványosabb a standja ‒ egy vándorkiállításon ezek a lehetőségek egyébként is korlátozottak. A rendezvény sikere sok szempontból inkább a szervezésen, a felépülő kapcsolatokon, az elő- és utómunkán múlik.
Ebben a folyamatban egy tapasztalt PR-ügynökség abban segít, hogy az esemény híre, története érthetően, szakmailag hitelesen, mégis emlékezetesen jelenjen meg a médiában, miközben minden kreatív elem, CTA és adatgyűjtési pont a jelentkezők és érdeklődők számának növekedését szolgálja. A Shanghai Fairen szerzett tapasztalatunk jól mutatja, hogy a PR-ügynökségként végzett sajtókommunikáció, interjúszervezés és közlemények mellé marketingügynökségi tapasztalatainkra támaszkodva olyan látogatói útvonalat alakítottunk ki, ahol a kiállítás weboldalától a regisztrációs felületen és a helyszíni aktivitásokon át egészen az utókommunikációig minden lépés mérhető és optimalizálható volt. Nem mindegy, hogy egy cég látogatóként csak kipipálja a kiállításon való részvételt, vagy valódi üzleti eredményt épít belőle: előre egyeztetett találkozók, a megfelelő döntéshozók fizikai odakísérése az általuk kiválasztott partnerhez, releváns szakmai anyagok és olyan prezentációk, amelyek választ adnak a látogatók dilemmáira. Itt válik igazán hasznossá, ha a vállalat mögött nem egy ad hoc szervezőcsapat, hanem egy olyan PR- és marketingügynökség áll, amely pontosan érti, hogyan kell egy nemzetközi kiállítás logisztikáját, a márkaépítést és az értékesítési célokat egy rendszerben kezelni.
A munka persze nem ér véget a kiállítás zárásakor: a látogatói adatbázis szegmentálása, a személyre szabott follow up kommunikáció, a sajtómegjelenések további hasznosítása és a teljes kampány elemzése mind olyan feladat, amelyben egy tapasztalt kommunikációs ügynökség rengeteg időt és energiát spórolhat az értékesítési és menedzsmentcsapatoknak.
Ha a következő évi kiállítási szezonra úgy szeretne felkészülni, hogy ne csak szép standja, hanem kézzelfogható üzleti eredményei is legyenek, érdemes már a tervezés legelején bevonni egy olyan kommunikációs ügynökséget, amelyik egyszerre látja át a stratégiai kommunikáció, az eseményszervezés, a nemzetközi kapcsolatok és a leadgenerálás szempontjait. Mi a Gold Communicationsnél pontosan ebben segítünk: kiállítási részvételét nem egyszeri eseményként kezeljük, hanem tudatosan felépített, mérhető üzleti projektté alakítjuk, ahol a PR- és a marketingügynökség ereje azonos irányban hat.